FACILITY MANAGEMENT
CO-ORDINATOR (W/M/D)

Das International Paralympic Committee (IPC) bietet eine Vollzeitstelle als Facility Management Co-ordinator (w/m/d) in einem internationalen und multikulturellen Team, im IPC-Hauptquartier in Bonn zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

ÜBER UNS

Beim IPC arbeiten wir als Team, das sich auf die Erfüllung unserer Vision und Mission konzentriert.

Die Vision des IPC ist eine inklusive Welt durch Para-Sport. Wir glauben, dass Veränderung im Sport beginnt und dass die Arbeit der Paralympischen Bewegung ein Katalysator für die Förderung der sozialen Inklusion und die Umsetzung der UN-Behindertenrechtskonvention sowie der 17 UN-Ziele für nachhaltige Entwicklung ist.

Das IPC, eine gemeinnützigegnisation, ist der globale Dachverband der Paralympischen Bewegung. Wir überwachen die Durchführung der Paralympischen Spiele und Paralympischen Winterspiele, und fungieren als internationaler Verband für fünf Para-Sportarten. Wir pflegen eine positive Arbeitsbeziehung mit dem IPC Governing Board, dessen Mitglieder alle vier Jahre von der IPC-Generalversammlung demokratisch gewählt werden. Seit 1989 schaffen wir Veränderung durch Sport mit den Paralympischen Spielen und den Paralympischen Athleten im Mittelpunkt.

Das IPC ist bestrebt, die einflussreiche globale Position der Paralympischen Bewegung und das wachsende Profil der Para-Athleten zu nutzen, um das Stigma, das mit einer Behinderung verbunden ist, zu bekämpfen und sozialen Wandel zu fördern.

ROLLE

die Facility Management Co-ordinator (w/m/d) reported an die Rolle des Facility Senior Managers und ist für den reibungslosen Betrieb des IPC-Campus verantwortlich. Er/sie koordiniert sämtliche Facility-Dienstleistungen, sorgt für Sicherheit und Funktionsfähigkeit des IPC-Bürogebäudes und Geländes und leistet (bei Bedarf) administrative Hilfestellung sowie Unterstützung am Empfang.

AUFGABENBEREICH

• Bearbeitung interner Facility-Service-Desk-Tickets zur zeitnahen Lösung von Problemen, sowie Koordination und Meldung von Vorfällen im Zusammenhang mit den Räumlichkeiten an den Senior Facility Manager.
• Führung des Verzeichnisses für Büromöbel, Büromaterial und Küchenverbrauchsmaterial; Pflege der Büro- und Gartenmöbel zur Gewährleistung ihrer ordnungsgemäßen Funktion und ihres gepflegten Erscheinungsbilds.
• Koordination von Büroumzügen, Schreibtischumstellungen und Raumanpassungen; Sicherstellung durch regelmäßige Begehungen dass Konferenzräume und Gemeinschaftsbereiche sauber, aufgeräumt und einsatzbereit bleiben.
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination interner Veranstaltungen sowie bei Bedarf als Vertretung am Empfang.
• Überwachung und Kontrolle externer Facility-Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Instandhaltung, Gartenpflege); Sicherstellung der Servicequalität, Dokumentation von Problemen sowie gegebenenfalls Eskalation oder Nachverfolgung von Beschwerden.
• Koordination und Überprüfung von geplanten Wartungs- und Reparaturarbeiten mit externen Dienstleistern und internen Teams.
• Überprüfung von Sicherheits- und Notfallausrüstung (z. B. Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kästen) und Führen aller zugehörigen Protokolle und Unterlagen; Unterstützung bei Risikobewertungen in Bezug auf Einrichtungen, Ausrüstung und Gebäudesicherheit.
• Mithilfe bei Sicherheitsschulungen, Brandschutzübungen und Notfallübungen.
• Durchführung täglicher Inspektionen des Fitnessraums und der Geräte, Meldung von Problemen oder Vorfällen sowie Koordination von Sicherheits- und Nutzungsunterweisungen für Mitarbeiter.
• Erfassung und Analyse von Leistungskennzahlen der Einrichtung (z. B. Reaktionszeiten, Kosten) sowie Ermittlung und Unterbreitung von Verbesserungsvorschlägen hinsichtlich Effizienz, Kosteneinsparungen und Servicequalität.

ANFORDERUNGEN

• Leidenschaft für die Vision, Mission und Werte des IPC.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Position im Dienstleistungsbereich, idealerweise in einem multikulturellen Unternehmen.
• Idealerweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Erfahrung in den Bereichen Facility Management oder Immobilienverwaltung.
• Erfahrung in einem internationalen und multikulturellen Umfeld.
• Serviceorientierte Arbeitsweise.
• Fähigkeit, Richtlinien zu befolgen und Abläufe einzuhalten.
• Ausgezeichnete organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten und Termine einzuhalten.
• Arbeitssprache beim IPC ist Englisch, die Kommunikation mit unseren Dienstleistern ist auf Deutsch, daher ist eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch und Deutsch Voraussetzung.
• Sicherer Umgang mit grundlegenden Projektmanagement-Tools sowie Microsoft Office 365.

Möchtest Du dich bewerben?

Wenn Du Interesse hast und zu unseren Anforderungen passt, sende bitte Deinen Lebenslauf und Anschreiben auf Englisch und als pdf an FacilityJobs@paralympic.org.

Für diese Stelle prüfen wir die Bewerbungen fortlaufend und führen laufend Vorstellungsgespräche durch.

Das IPC ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert, und wir ermutigen insbesondere Menschen mit einer Behinderung und Angehörige von Minderheiten sich zu bewerben. Falls notwendig, unterstützen wir den Umzug nach Bonn und können übergangsweise eine barrierefreie Unterkunft zur Verfügung stellen. Für weitere Informationen zum IPC als Arbeitgeber, besuche unsere Karriere-Website unter: http://www.paralympic.org/careers.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

INTERNATIONAL PARALYMPIC COMMITTEE

Dahlmannstraße 2, 53113 Bonn, Germany / paralympic.org
FacilityJobs@paralympic.org / Tel: +49 228 2097-200 / Fax: +49 228 2097-209

FACILITY MANAGEMENT
CO-ORDINATOR (F/M/X)

The International Paralympic Committee (IPC) offers the position of a full-time Facility Management Co-ordinator (f/m/x) in an international and multicultural team at the IPC Headquarters in Bonn, Germany, starting as soon as possible.

ABOUT THE IPC

At the IPC, we work as one team, aligned and focused on fulfilling our vision and mission.

The IPC’s vision is for an inclusive world through Para sport. We believe that Change Starts With Sport, and that the work of the Paralympic Movement is a catalyst for driving social inclusion and advancing the UN Convention on the Rights of Persons with Disabilities and the UN’s 17 Sustainable Development Goals.

The IPC, a purpose-driven non-profit association, is the global governing body of the Paralympic Movement. We oversee the delivery of the Paralympic Games and Paralympic Winter Games and serve as International Federation for five Para sports. We enjoy a positive working relationship with the IPC Governing Board, members of which are democratically elected every four years by the IPC General Assembly. Since 1989, we have been creating change through sport with the Paralympic Games and Paralympic athletes at our core.

The IPC seeks to use the influential global position of the Paralympic Movement and the growing profile of Para athletes to challenge the stigma attached to disability and empower social transformation.

ROLE

The Facility Management Co-ordinator (f/m/x) is accountable to the Facility Senior Manager and will be responsible for the smooth operation of the IPC campus by coordinating facility services, ensuring safety and functionality, and providing administrative and reception support (when required).

CORE RESPONSIBILITIES

• Handle internal Facility Service Desk tickets and resolve issues in a timely manner and coordinate and report facility-related incidents to the Senior Facility Manager.
• Maintain inventory of office furniture, office supplies and kitchen consumables; maintain office and garden furniture, ensuring proper functionality and appearance.
• Coordinate office moves, desk changes, and space adjustments; ensure conference rooms and shared office areas remain clean, orderly and ready for use by conducting regular inspections.
• Assist with the setup and coordination of internal events and act as reception backup as needed.
• Oversee and inspect outsourced facility services (e.g., cleaning, maintenance, landscaping); ensure service quality, document issues, and escalate or follow up on complaints as necessary.
• Coordinate and follow up on planned maintenance and repairs with external service providers and internal teams.
• Inspect safety and emergency equipment (e.g., fire extinguishers, First Aid kits) and maintain all related logs and documentation; support risk assessments related to facilities, equipment, and building security.
• Assist with safety trainings, fire drills, and emergency preparedness exercises.
• Perform daily inspections of the fitness room and equipment, report issues or incidents, and coordinate safety and usage briefings for employees.
• Track and analyse facility service metrics (e.g., response times, costs) and identify and propose improvements for efficiency, cost savings, and service quality.

CORE REQUIREMENTS

• Passion for the IPC’s vision, mission, and values.
• A minimum of 2 years of experience working in a service provider position, ideally in a multicultural organisation.
• Ideally completed commercial apprenticeship or relevant experience in the areas of facility management or real estate administration.
• Experience working in an international and multicultural context.
• Service-oriented work approach.
• Ability to follow guidelines and comply with procedures.
• Excellent organisational and administrative skills.
• Ability to work across multiple projects and maintain deadlines.
• Very good verbal and written skills in English and German.
• Proficiency in using basic project management tools such as Microsoft Office 365.

Do you want to apply?

If you are interested and provide a good match with our requirements, please send your CV and cover letter in English and in PDF to FacilityJobs@paralympic.org.

For this position, we will review applications and interview candidates on a rolling basis.

The IPC is an equal opportunity employer, and we especially encourage individuals with a disability and members of minority groups to apply; we support the relocation process and provide transitional accessible accommodation. For further information on the IPC, please contact us or visit our career website at www.paralympic.org/careers.

We look forward to your application!

INTERNATIONAL PARALYMPIC COMMITTEE

Dahlmannstraße 2, 53113 Bonn, Germany / paralympic.org
FacilityJobs@paralympic.org / Tel: +49 228 2097-200 / Fax: +49 228 2097-209